Die Rechtschreibprüfung ist wichtig beim Schriftverkehr
Sowohl bei geschäftlichen als auch bei privaten Briefen und Dokumenten sollte man die Rechtschreibprüfung nutzen, um Fehler rechtzeitig aufzuspüren und schnell und effektiv zu beseitigen.
Die Regelungen der deutschen Rechtschreibung sind nicht immer leicht zu verstehen und wurden durch die Rechtschreibreform auch nicht unbedingt vereinfacht. Außerdem können sich beim Schreiben am Computer schnell unbemerkt Tippfehler einschleichen. Während dies bei der privaten Kommunikation oft nicht weiter schlimm ist, hinterlässt man damit in Geschäftsbriefen schnell einen negativen Eindruck. Insbesondere bei Bewerbungen können Schreibfehler verheerend sein, denn fehlerhafte Anschreiben werden meist direkt auf den Ablehnungsstapel gelegt. Daher sollte man insbesondere bei wichtigen Dokumenten auf jeden Fall eine Rechtschreibprüfung durchführen. Ein Programm hierfür ist in allen gängigen Textverarbeitungsprogrammen enthalten.
Dabei gibt es zwei unterschiedliche Varianten. Zum einen kann man sich die Fehler bereits beim Tippen anzeigen lassen. Hierbei werden die fehlerhaften Stellen farblich hervor gehoben, meist mit einer roten Wellenlinie. Durch einen Klick auf das betreffende Wort kann man sich die richtige Schreibweise anzeigen lassen und den Fehler direkt im Text verbessern. Manchmal werden hier auch mehrere Wörter angezeigt, unter denen man das Richtige auswählen muss. Allerdings liegt diese direkte Textkorrektur nicht jedem. Daher kann man den Text alternativ auch erst fertigstellen und die Fehler erst anschließend mithilfe der Rechtschreibprüfung verbessern. Dabei kann man auch angeben, dass bestimmte Wörter im weiteren Text ignoriert werden sollen. Das ist zum Beispiel bei Fachbegriffen sinnvoll, die dem Rechtschreibprogramm nicht bekannt sind und deshalb als Fehler angezeigt werden.
Auch Texte, die nicht mit der Textverarbeitungssoftware erstellt werden, kann man mithilfe der Rechtschreibprüfung korrigieren. Hierzu markiert man den ganzen Text und kopiert ihn in ein leeres Textverarbeitungsdokument. Anschließend kann man das Geschriebene wie gewohnt korrigieren. Bei Bedarf kann man den berichtigten Text dann abermals in den Zwischenspeicher kopieren und an der gewünschten Stelle einfügen, beispielsweise in einer E-Mail, einem anderen Programm oder auf einer Internetseite.